Деловая переписка уже давно вышла за пределы электронной почты. Студенты и преподаватели активно общаются в социальных сетях и мессенджерах. В чем особенности этих каналов деловой коммуникации и какие правила общения в них действуют — рассказала преподаватель кафедры «Русский язык и литература» Института медиа и социально-гуманитарных наук Южно-Уральского государственного университета Алена Тезина.
Алена Владимировна, может ли деловая переписка вестись в социальных сетях или мессенджерах?
— Для делового общения могут использоваться все каналы коммуникации, в том числе мессенджеры. Этим каналом должны уметь пользоваться все современные специалисты, потому что каждый их день наполнен деловой коммуникацией. Важно помнить, что у делового общения в мессенджерах своя специфика, но все правила официально-делового стиля там действуют.
То есть более неформальной переписка в WhatsApp’е не станет?
— Мессенджеры — неформальная среда, где осуществляется личное общение с использованием коротких сообщений. Это среда разговорного стиля. Среда эмоциональная. Правила официально-делового стиля там не действуют. Но если вы решили общаться с вашим педагогом в мессенджерах, то с первой же секунды вам, безусловно, надо перестроиться и начать писать корректно, уважительно, понятно, грамотно. Важно соблюдать все правила орфографии и пунктуации и, конечно, правила сетикета.
Чем отличается деловая переписка в мессенджере от общения по электронной почте?
— В первую очередь, важно понимать, что мессенджеры удобно использовать для решения срочных небольших вопросов. Консультацию по ВКР в мессенджере не получишь. Это обусловлено объемом сообщений. Если электронное письмо не должно занимать больше половины листа А4, то сообщение в мессенджере должно быть еще меньше, но от этого не должно пострадать его содержание. Кроме того, меняется структура текста. Сначала нужно поздороваться, затем представиться и только потом изложить суть вопроса. Подписи в этом случае не будет.
Почему называть себя нужно в начале сообщения?
— Нужно идентифицировать себя и объяснить собеседнику, кто вы такой. В социальных сетях и мессенджерах пользователи часто скрываются за непонятными никами и обезличенными изображениями. Поэтому ваш собеседник может не понять, кто обращается к нему с просьбой или предложением. А если мы говорим о преподавателе, который работает не с одной сотней студентов в течение каждого семестра, то ситуация осложняется ещё больше. Смешных историй из-за нарушения этого элементарного правила у преподавателей пруд пруди.
Как в таком случае нужно завершать сообщение?
— Точкой. Просто точкой. Мы понимаем, что сообщения в мессенджерах читаются на ходу. Дополнительные формулы вежливости, которые просто необходимы в классическом деловом письме и в электронном деловом письме, здесь лишь замедлят переписку. Но важно не бросать сообщение на середине. И ещё одно небольшое замечание — не старайтесь отвечать мгновенно и не требуйте этого от вашего собеседника. Это некорректно.
Фото: А. В. Тезина, преподаватель кафедры «Русский язык и литература» ИМСГН
Можно ли использовать в тексте смайлики?
— Хотя переписка и ведется на „неформальной“ территории, но к использованиям смайлов нужно относиться осторожно. Безусловно, они помогут вам выразить эмоций, которых так не хватает в опосредованном общении, которые помогут собеседнику точнее понять ваш текст, но, как и в любом деловом письме, эти иконки могут показать ваше легкомысленное отношение к беседе. Смайлики уместны только в том случае, если вы знакомы с человеком лично и уверены в его адекватной реакции.
Какие еще элементы неформального общения неуместны в деловой переписке в соцсетях?
— Студенты часто дробят свое сообщение на маленькие части, короткие сообщения, состоящие иногда из словосочетаний или даже отдельных слов. Это характеристика разговорной речи. Именно так мы и говорим. Но в деловой переписке в мессенджере или социальной сети так делать не нужно, весь текст должен умещаться в одно сообщение, а фразы в нём должны быть краткими и понятными. Если вы заставляете преподавателя листать длинную переписку в поисках сути вопроса или чёткого ответа, то просто тратите его время и вызываете ненужные отрицательные эмоции. Также дурным тоном считается использование второго регистра, то есть CapsLock’а. Написанный им текст всегда воспринимается как кричащий, а это выходит за рамки делового этикета.
Эти правила соблюдаются, если идет переписка в чате?
— Все правила деловой коммуникации должны соблюдаться и в деловом чате. Вы должны понимать, что личными проблемами и эмоциональными откликами «засорять» деловое пространство не нужно. Мы столкнулись с этой проблемой, когда вели онлайн-лекции и параллельно использовали чат. Студентов в некоторые моменты приходилось останавливать и напоминать, что идет рабочий процесс. Отвлечься во время делового общения — это естественно, я бы даже сказала — необходимо, но такая разрядка должна быть короткой, поскольку мы находимся в деловой ситуации.
Где можно узнать больше о правилах деловой переписки?
— Студентам ЮУрГУ о том, как вести деловую переписку, рассказывают преподаватели кафедры русского языка и литературы на занятиях по курсу «Русский язык и культуре речи». Тем, кто хочет углубить свои знания, я советую прочесть пособие «Русский язык. Культура речи. Деловое общение» (Л. А. Введенская) или „Лекции по основам технологий деловой коммуникации“ (Т. В. Тулупьева).