ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЮУрГУ
КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ
Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Вид (письменного) документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
Виза (официального) документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Дата (официального) документа – реквизит официального документа, содержащий указанной на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Делопроизводство; документационное обеспечение (управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в организации.
Документ внутренний – документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Документ входящий; документ поступивший – документ, поступивший в учреждение.
Документ исходящий; документ отправляемый – официальный документ, отправляемый из учреждения.
Документ личного происхождения (личный документ) – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документ машинописный – письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.
Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Документ официальный – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Документ письменный – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
Документ подлинный – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Документ служебный – документ, используемый в текущей деятельности организации.
Документ электронный – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Заголовок документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документа в деле.
Индекс дела; номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Наименование документа – обозначение вида письменного документа.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирование деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Переменная часть реквизита – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
Подлинник документа – первичный или единичный экземпляр документа.
Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица.
Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.
Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.
Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Резолюция (документа) – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Срок исполнения документа – установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией срок исполнения документа.
Текст документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.
Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формуляр документа – набор реквизитов письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Формуляр-образец (документа) – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
