Во втором семестре 2018-2019 учебного года в ЮУрГУ в рамках развития системы проектного обучения началась работа цифрового облака проектов. О его концепции, содержании и принципиальном отличии от раздела «Проектное обучение», размещенном на сайте ЮУрГУ, о доступе работодателей к облаку, о его преимуществах для студентов, об обеспечении безопасности данных в облаке и о многом другом мы беседуем с менеджерами проектного обучения – Еленой Пономаревой и Александром Шишковым, а также программистом-разработчиком проекта Евгением Кабиольским.
В чем суть цифрового облака проектов? Почему его запуск так важен для системы проектного обучения?
Е.П.: Запуск цифрового облака проектов – важный этап развития проектного обучения в Университете. Это системная работа, особая ступень системы проектного обучения ЮУрГУ, запланированная на второй семестр. Суть облака проектов – в концентрации информационных ресурсов, снижении объема бумажной бюрократической работы, соединении всех сторон, участвующих в проекте: заказчика, работодателя, исполнителей проектов (как руководителей, так и команд); полное представление справочной информации о заявленных (перспективных), текущих и выполненных проектах. Облако – это цифровая модель системы проектного образования в ЮУрГУ, отражающая процесс проектного обучения в реальном времени. В ней себя обозначают и заказчик, и исполнители проекта. Также на облаке расположена «доска объявлений», то есть заявки на вакансии. Индустриальный партнер на облаке может посмотреть, какие проекты планируются к запуску, изучить архив проектов, которые уже успешно реализованы, увидеть возможные аналоги решения своего проекта и избежать повторяемости. Для университета это своеобразный выход во внешнюю среду – к потенциальным заказчикам и работодателям; для них, в свою очередь, это возможность найти нужных специалистов, талантливых выпускников, готовые проектные команды, потенциальных партнеров, готовых реализовывать проекты в любой профессиональной области. Это прямой контакт без посредника. Облако интересно и для абитуриентов: выбирая образовательную программу, будущий студент ЮУрГУ может составить полное представление не только о предметной области, но и о тех профессиональных компетенциях, о стиле работы, об уникальных возможностях, которые предоставляет университет – комплексно, в качестве самостоятельной программы проектное обучение реализуется сегодня в нашем регионе только в ЮУрГУ!
А.Ш.: Одна из основных целей облака проектов – удобство для работодателей. Пройдя по ссылке https://pr.susu.ru/, индустриальный партнер может подать заявку дистанционно с любого компьютера. Эта процедура занимает не более пяти минут. Если у работодателя есть идея проекта, нужно заполнить соответствующие поля заявки в облаке, после чего заявка регистрируется и начинается поиск команды. Главное для работодателя – обозначить, в какой именно тематике проекта он заинтересован и какой срок реализации он предполагает.
Е.К.: В чем плюс цифрового облака? У нас пропадает «привязка к человеку». Благодаря оцифровке проектного процесса, мы убираем бюрократические моменты. Теперь, чтобы что-то узнать о проекте, не нужно звонить, писать, лично раздавать поручения. Руководитель проекта, ректор, проректоры могут в любое время зайти и посмотреть, что происходит в проектном обучении в режиме онлайн.
В настоящее время в облаке идет этап сбора заявок на программы проектного обучения на следующий год. После подачи заявки назначаются ответственные исполнители, руководители проекта с соответствующими правами. Если бы мы пошли по пути автоматизации, все развивалось бы по-старому: печати, бланки и тому подобное. Сейчас все документы одновременно будут находиться в едином пространстве цифрового облака, и это действительно очень удобно!
(2).jpg)
(1).jpg)
Как облако организовано технически?
Е.К.: С технической стороны это сайт, построенный на свободной платформе redmine. Эта система изначально создавалась для управления проектами, она бесплатна и распространяется свободно. Руководители проектов в системе ставят задачи, в облаке фиксируется вся информация, любой потенциальный заказчик заходит в облако и видит, что там происходит.
Система расширяется функционально, если того потребует ее дальнейшая эксплуатация. Но пока мы сконцентрировались на том, чтобы нашим сотрудникам и внешним заказчикам было проще отправить заявку на проект.
Если нагрузка на сайт существенно возрастет, мы будем думать над задачей расширения. Стоит отметить, что эту систему мы достаточно давно и эффективно используем в Отделе глобальных сетевых технологий ЮУрГУ, она хорошо зарекомендовала себя.
В чем принципиальное отличие цифрового облака от раздела на сайте, посвященного Проектному обучению?
Е.К.: Облако проектов сейчас эксплуатируется в качестве активной информационной базы, соединяющей внешнего заказчика и университет, позволяющей проходить этап формирования и утверждения перспективного банка проектов, сбора информации по текущим и реализованным проектам. В будущем мы планируем, что сотрудники будут вести свои проекты в цифровом облаке проектов.
Е.П.: Для вузовского сайта важна живая, актуальная информация, отражающая ход текущих проектов. Заявки, которые пока не приняты, может видеть ограниченный круг людей. Кураторы проектов от каждого института также имеют доступ к облаку, они имеют статус наблюдателей и могут отслеживать ход подачи заявок на следующий год.
.jpg)
Как организован доступ работодателей к облаку? Как часто они могут туда обращаться? Какую информацию могут получить?
Е.В.: На облаке есть инструкции и для внутренних пользователей – сотрудников, студентов ЮУрГУ, и для внешнего пользователя – работодателя. В инструкции прописана простейшая процедура регистрации и предусмотрена упрощенная, лаконичная форма заявки. Работодатели могут получить информацию о том, какие проекты уже были исполнены, какие существуют сейчас, какие планируется к запуску; кто есть кто в проекте, какие в проектном обучении существуют команды, кто является руководителем каждого проекта.
Работодатель заходит на облако проектов и видит, что задача, которую он хотел предложить, уже решена, как ему поступить в таком случае?
А.Ш.: Работодатель может либо написать нам на почту (shishkovan[at]susu[dot]ru ponomarevaev[at]susu[dot]ru ), что такой проект уже существует на облаке, но он заинтересован в разрешении сходной темы. В таком случае мы поможем ему установить контакт с конкретным руководителем и структурным подразделением. Есть и второй вариант: работодатель переходит по ссылке https://pr.susu.ru/ и отправляет заявку: менеджеры решают, какое структурное подразделение вуза подходит для реализации идеи, и помогают организовать сотрудничество структурного подразделения с внешним заказчиком.
Е.К.: Работодатели для нас – это внешние пользователи, они не зарегистрированы в Универисе. Для сторонних участников процесса необходимо пройти процедуру регистрации на сайте. Для системы redmine неважно, откуда появился пользователь: сотрудник ли он ЮУрГУ или сторонний человек – это пользователь. Ему назначается роль, и как следствие, заказчик извне может быть как руководителем проекта, так и наблюдателем, визионером, «ревизором», давать задания студентам.
Доступно ли цифровое облако проектов студентам?
Е.К.: Любой студент ЮУрГУ, используя логин и пароль от личного кабинета, может зайти в цифровое облако проектов и подать заявку на участие в проекте, который ему понравился. При этом студенту не надо согласовывать свое решение со структурными подразделениями вуза. Студент, желающий принять участие в проекте, и потенциальный работодатель взаимодействуют в программной среде. Так мы можем избежать многих бюрократических проблем. Сейчас у нас финишная прямая. На этой неделе я должен закончить часть с заявками неопределившихся студентов, которые хотят участвовать в проектах, имеют какие-то навыки и компетенции, но не знают куда податься. Такие заявки студентов будут расположены на облаке, и руководители проектов могут видеть всех потенциальных участников проекта.
Какова роль Цифрового облака проектов в продвижении проектного обучения в ЮУрГУ и за его пределами, и в цифровой трансформации Университета в целом?
Е.П.: В ближайшее время на облаке будет создана еще одна важная опция, которая условно называется «доска вакансий»: руководители проектов в режиме онлайн оперативно могут разместить там заявки на вакансии, необходимые в том или ином проекте, а также требования к компетенциям потенциального участника проекта (кому-то требуется программист, кому-то дизайнер, кому-то технолог и др.).
А.Ш.: Принцип работы этой части облака таков: например, в историческом проекте «Digital History» возникла острая потребность в программисте, и они хотели бы пригласить его в проект. На облаке есть вакансия: в проект требуется программист. Ребята видят вакансии и могут обращаться. Так мы избегаем десяти посредников. Это прямое общение заказчика и исполнителей, тех, кто хочет, готов и может участвовать в проектах.
Как будет обеспечиваться безопасность данных? Защита от злоумышленников?
Е.К.: Безопасность данных в платформе реализована через логин-пароль и назначение соответствующих ролей пользователям. Также программный код платформы Redmine находится под постоянным контролем сообщества его пользователей ввиду его открытости.
Насколько оперативно осуществляется перенос данных проектов в облако?
А.Ш.: Основные данные по текущим проектам, которые отображены на сайте ЮУрГУ, есть и в облаке. Кроме того, в облаке уже сейчас десятки заявок на следующий год. Часть из них одобрена. Следующий этап – рассмотрение паспортов. Мы коллегиально принимаем решение о запуске проектов с первого сентября. Срок подачи заявок установлен до 27 апреля. Срок подачи паспортов проектов – до 1 мая. В мае будут рассматриваться все паспорта проектов, после чего руководством университета будет принято решение о запуске новых проектов.
Е.П.: С сентября 2019 года уже стартовало 32 проекта. Все они отражены в облаке. Всего цифровое облако содержит три блока: «перспективные проекты», «текущие проекты», «архивированные проекты».
Каковы первые результаты?
Е.К.: Сейчас совместно с Еленой Владимировной Пономаревой и Александром Николаевичем Шишковым мы занимаемся доработкой этой системы, чтобы она соответствовала критериям развития проектного обучения в нашем университете. При цифровой трансформации мы переходим на новый способ работы. Бояться новшеств не стоит: работать в облаке очень удобно, и скоро все участники программы проектного обучения смогут в этом убедиться.
А.Ш.: Так же в свое время происходило внедрение личных кабинетов, рабочих программ. Сейчас сотрудники ЮУрГУ ими активно пользуются.
Е.П.: Сейчас перед нами стоит задача довести работу с цифровым облаком проектов до высокого качества, которое не будет требовать длительной работы с ним, например, при подаче заявки. Задача – достичь максимальной оперативности и при этом избежать потери информации, создать современную систему, отвечающую уровню и репутации национального исследовательского университета. Облако – это зеркало очень важного процесса, которым сейчас живет ЮУрГУ. А значит, оно должно отвечать самым высоким требованиям и помогать в решении сложных задач.